Schlussabrechnung: Probleme mit variablen Fixkosten

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Die Frist für die Einreichung der Schlussabrechnung Paket 1 (Überbrückungshilfe I-III sowie November- und Dezemberhilfe) und Paket 2 (Überbrückungshilfe III Plus und IV) endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen. 

Dies ist der Stichtag bis zu dem die Schlussabrechnungen für die verschiedenen Corona-Überbrückungshilfen zu erstellen sind. Wir möchten in einer Beitragsserie auf Problempunkte im Rahmen der Schlussabrechnungen eingehen.

In diesem Beitrag geht es um den Umgang mit variablen Kosten in der Schlussabrechnung. Variable Kosten sind regelmäßig Mietkosten, die abhängig vom Umsatz eines Unternehmens oder der Anzahl geplanter und durchgeführter Veranstaltungen errechnet werden. Indessen ergibt sich die Frage, ob diese Kosten überhaupt förderfähige Fixkosten i.S.d. Überbrückungshilfen darstellen.

I. Rechtliche Problematik

Problematisch ist, dass anders als bei sonstigen Fixkosten, deren Höhe bereits vor dem Förderzeitraum bekannt ist, sich die Höhe variabler Fixkosten erst innerhalb des Förderzeitraums ergibt bzw. sich entsprechend ändert. Mithin ist fraglich, ob diese i.S.v. Ziffer 2.4. der FAQ zu den Überbrückungshilfen förderfähige Kosten darstellen.

In einem Verfahren vor dem VG Würzburg (Urteil vom 15. Dezember 2023 – W 8 K 23.546) ging es um die Förderfähigkeit von Mietkosten der Spielstätte für die Heimspieltage eines Profibasketballvereins. Der Verein argumentierte:

"Hinsichtlich der Mietkosten für die Heimspieltage geht die Klägerseite mit Bezug auf den vor Saisonbeginn geschlossenen Gestattungsvertrag vom September 2021 von fixen Kosten aus und subsumiert sie unter Nr. 3.1 Satz 1 der Richtlinie Überbrückungshilfe IV bzw. Nr.  2.4 der FAQ zur Überbrückungshilfe IV. Bei den Kosten handle es sich um Kosten, die vor dem 1. Januar 2022 begründet worden seien. Sie seien wiederkehrend und fortlaufend, auch wenn sie nicht jeden Monat in gleicher Höhe anfielen, da die Heimspieltage an den extern durch die Basketball Bundesliga GmbH festgelegten Spielkalender geknüpft seien."

Das Verwaltungsgericht Würzburg verwarf die Argumentation der Klägerin und schloss sich der Bewilligungsstelle an. Das Gericht urteilte die Begründung der Bewilligungsstelle, dass nach der maßgeblichen Verwaltungspraxis variable Kosten nicht förderfähig seien, als plausibel und vertretbar. Eine weitere Auseinandersetzung mit dem Sachverhalt oder eine rechtliche Würdigung nahm das Gericht nicht vor.

„Die Beklagte verweist demgegenüber – zurecht – auf das Vorbringen der Klägerin im Förderverfahren. Denn die Kosten fielen nach dem Vortrag der Klägerin im Förderverfahren nicht regelmäßig und in feststehender Höhe, sondern immer nur dann an, wenn die Klägerin Spielveranstaltungen durchführe und hierfür die Räumlichkeiten des Vermieters benötige. Sie seien damit allein davon abhängig, wie viele Veranstaltungen geplant seien. Als variable Kosten seien sie nach der allein maßgeblichen Verwaltungspraxis der Beklagten nicht förderfähig. Diese Begründung ist plausibel und vertretbar.“

Diese strenge Rechtsprechung eines Instanzgerichts lässt sich insofern angreifen, da laut den FAQ solche Fixkosten förderfähig seien sollen, die vor dem Förderzeitraum begründet worden sind. Laut Ziffer 2.4. Nr. 1 der FAQ sollen variable Miet- und Pachtkosten (zum Beispiel im Förderzeitraum begründete Standmieten) zwar nicht den förderfähigen Miet- und Pachtkosten zugeordnet werden. Allerdings sind variable Mietkosten wie z.B. die Miete für die Spielstätte zur Durchführung von Basketballheimspielen, vorher begründete, fortlaufende und notwendige Grundlage für den Geschäftsbetrieb. Unter Einhaltung der genannten Voraussetzungen kann bei derartigen variablen Mietkosten kein Unterschied zu festen Mieten bestehen – so zumindest unsere Ansicht. Ob dies am Ende etwa das Bundesverwaltungsgericht auch so sieht, bleibt abzuwarten.

II. Variable Kosten in der Schlussabrechnung

Zur Handhabung von variablen Kosten in der Schlussabrechnung ist aus unserer Sicht eine Unterscheidung geboten:

Es ist zu differenzieren zwischen anfallenden Sockelmietbeträgen und hinzukommenden variablen Mietkosten. Erstere sind regelmäßig und unproblematisch förderfähig – so jedenfalls unsere Ansicht – und sollten abgegrenzt werden vom variablen Teil; das Vorgehen sollte in einem Begleitschreiben zur Schlussabrechnung erläutert werden. Bei variablen Kosten ist eine entsprechende Argumentation im Einzelfall zu entwickeln. Diese wird sich regelmäßig auf die Betriebsnotwendigkeit stützen.

In jedem Fall empfiehlt es sich, die variablen Kosten auch weiterhin in den Schlussabrechnungen geltend zu machen und diese ggf. um ein Begleitschreiben mit dem Hinweis, dass es sich um variable Kosten und aus welchen Gründen diese betriebsnotwendig und angemessen sind, zu ergänzen.

Wir bei Fieldfisher sind in einigen Sachverhalten mit variablen Kosten beauftragt, primär im Bereich von Online-Kosten. Die Entscheidungen der Bewilligungsstellen und Verwaltungsgerichte sind einzelfallabhängig und bleiben abzuwarten.

III. Fazit

Ein einheitliches Vorgehen zu der Problematik "variable Kosten" gibt es nach unserer Einschätzung derzeit nicht. Im Bereich der Mieten wird sich die Argumentation regelmäßig auf die Betriebsnotwendigkeit stützen. Sockelmietbeträge sind grundsätzlich ersatzfähig. Dennoch lohnt es sich, variable Kosten in den Schlussabrechnungen geltend zu machen, da die Problematik stark einzelfallabhängig entschieden werden wird.

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Über die Autoren:

Dennis Hillemann ist Fachanwalt für Verwaltungsrecht und Partner im Verwaltungsrecht (vor allem Verwaltungsprozessrecht) im Hamburger Büro von Fieldfisher. Er berät Unternehmen und den öffentlichen Sektor, vor allem in komplexen Rechtsfragen des Öffentlichen Rechts und bei Streitigkeiten. Er berät seit mehreren Jahren auch im Fördermittelrecht.         
 
Tanja Ehls begleitet als Rechtsanwältin regelmäßig Zuwendungsempfänger bei der Antragstellung und Abstimmung mit dem Zuwendungsgeber sowie bei der Dokumentation und dem Berichtswesen. Sie berät zudem zu zuwendungsrechtlichen Einzelfragen sowie zu begleitenden beihilferechtlichen und vergaberechtlichen Aspekten. Zu ihren Mandanten gehören Unternehmen in Verwaltungsverfahren, Ministerien und Behörden, Hochschulen und Forschungseinrichtungen.